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 Sistemas Expertos pone a su disposición toda la información necesaria para enterarse sobre todo lo relacionado con la PMO, Oficina de Gestión de Proyectos. La PMO es la oficina que define y mantiene los estándares de proceso, generalmente relacionados con la gestión del proyecto, dentro de la organización. El PMO se esfuerza por normalizar y establecer economías de la repetición en la ejecución de proyectos. El PMO es la fuente de la documentación, orientación y valores en la práctica de la gestión y ejecución del proyecto.
PMO (Project Management Office)
Recientemente las organizaciones se han venido profesionalizando en la manera como abordan los estudios de factibilidad, la planeación, la ejecución, el seguimiento y control, y en general la gestión de los proyectos. En este sentido, la gerencia de proyectos como disciplina que permite materializar las estrategias de las organizaciones ha tomado auge a tal punto, que las compañías han comenzado procesos de implementación de la Oficina Corporativa de Proyectos (PMO por sus siglas en Inglés), esto es, la creación de una unidad organizacional responsable de la integración de personas, procesos, tecnologías y recursos que interactúan alrededor de la Administración de Proyectos.
Es por ello que Sistemas Expertos, en los últimos años, ha venido investigando, desarrollando e implementando en compañías colombianas diferentes tipos de PMO de acuerdo con sus necesidades y cultura organizacional. En la gráfica siguiente se ilustra, a nivel general, el modelo de implementación de una PMO que ofrecemos a nuestros clientes.
Diagnóstico de madurez
A partir de un análisis comparativo con estándares internacionales de Gerencia de Proyectos como lo son el OPM3® (Organizacional Project Management Maturity Model) del Project Management Institute - PMI®, el Project Management Maturity Model de PM Solutions y herramientas propias, logramos identificar el nivel de madurez en el que se encuentren nuestros clientes en relación a los modelos y prácticas de gestión de proyectos que emplean en su ámbito corporativo.
Para ello no sólo evaluamos cada una de las nueve áreas de conocimiento propuestas por el PMI®, sino que adicionalmente consideramos diversas variables (Metodologías, Indicadores de Gestión, Tecnología Informática, Desarrollo Humano e Involucramiento y Gobierno de la PMO entre otras) que nos permiten realizar el análisis integral del modelo de gestión de proyectos, a partir del cual elaboramos el ROAD MAP (mapa de ruta), es decir, el plan de evolución de la Gerencia de Proyectos para cada uno de nuestros clientes.
Alcance de la PMO
No hay una definición universal para una PMO. Existen múltiples objetivos o razones para crear una Oficina Corporativa de Proyectos. Es por ello que durante nuestros procesos de consultoría apoyamos a los clientes, mediante un Taller de Prospectiva de PMO, en la definición del tipo de PMO que requieren, sus objetivos, sus funciones, su estructura y sus lineamientos de gobernabilidad entre otros elementos.
Esta labor complementa adicionalmente el plan de evolución de gerencia de proyectos y es muy útil en la medida que las organizaciones verdaderamente se concentran en sus necesidades puntuales. El entregable de este proceso se conoce como el “PMO Charter”, y es el punto de partida para iniciar el proceso de implementación de una PMO.
Implantación de la PMO
Nuestro servicio de implantación de la Oficina de Proyectos tiene dos principios fundamentales: Transferir conocimiento y generar valor a nuestros clientes.
Con base en estos principios enfocamos la implementación en cuatro grandes fases de trabajo:
Definición de la Gobernabilidad: Esta fase contempla establecer e integrar los niveles de autoridad y los lineamientos corporativos con la metodología y procesos de gestión de proyectos que se definan. Igualmente, en esta fase se establecen los manuales de funciones y responsabilidad del staff que tendrá a cargo la PMO, así como la elaboración y documentación de los procesos propios que en su interior se deben llevar cabo.
Estructuración de la funciones de la PMO: En esta fase se diseñan y documentan las funciones que prestará la PMO, las más comunes son la elaboración de: la metodología corporativa de gestión de proyectos con sus procesos y formatos a que haya lugar; los esquemas de acompañamiento a nivel estratégico y táctico a los diversos involucrados en proyectos; la asistencia e integración con las herramientas corporativas que apoyan la gestión de proyectos; los modelos de desarrollo de competencias de los involucrados en gestión de proyectos; y los demás servicios definidos en el PMO Charter. Como valor adicional tanto los procesos definidos en la fase de gobernabilidad como en la definición de la metodología de gestión de proyectos se documentan bajo el esquema de gestión de calidad definido por nuestros clientes.
Prueba de Concepto: En esta fase se validan y se hacen los ajustes necesarios a los elementos creados para la PMO a partir de la realización de acompañamientos a proyectos reales de nuestros clientes.
Cultura Organizacional: En esta fase apoyamos la generación de cultura alrededor de la gestión de proyectos mediante diferentes estrategias entre las que se encuentran la elaboración de handbooks, charlas de sensibilización sobre gerencia de proyectos y charlas de socialización sobre el alcance de la PMO, desarrollos de portales web de proyectos, entre otros.
PMI, PMP, CAPM, PMBOK are registered certification marks of the Project Management Institute, Inc.
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