Fecha de entrada en vigencia de la política: febrero de 2016.
En el ejercicio natural de sus actividades, Sistemas Expertos SAS podrá realizar recolección, uso y tratamiento de datos personales de los miembros de su comunidad entendiendo por estos a estudiantes, docentes, empleados, proveedores y clientes (en adelante los USUARIOS).
Además de la información concerniente a los miembros de la comunidad de Sistemas Expertos, podrán hacer parte de tales bases de datos la información personal de exempleados, invitados y visitantes de Sistemas Expertos en los mismos términos consagrados en esta política, los cuales, para efectos de este documento, también se entienden como USUARIOS.
El uso, recolección, tratamiento y finalidad del mismo se sujetarán a las siguientes políticas:
- Las bases de datos, o los distintos tipos de repositorios electrónicos, son creaciones intelectuales sujetas a la protección del Derecho de Autor. Sistemas Expertos es el titular de las bases de datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas sobre protección de datos personales y Habeas Data. En consecuencia, Sistemas Expertos, como encargado y responsable del tratamiento, es la única que tiene la facultad para autorizar el uso o disposición de la misma a terceros.
- La finalidad para la recolección, uso y tratamiento de datos personales a que se refiere esta política es la adecuada gestión, administración, mejora de las actividades y distintos servicios de Sistemas Expertos, realización de procesos internos, estadísticas, análisis cuantitativo y cualitativo Igualmente podrá referirse al ofrecimiento de nuevos productos o mejora de los existentes que puedan contribuir con el bienestar administrativo, financiero o de servicios ofrecidos por la Sistemas Expertos o por terceros relacionados con su objeto.
- Sistemas Expertos podrá suministrar información personal contenida en sus bases de datos, relacionada con su objeto a pares o entidades certificadoras nacionales o internacionales.
- Al autorizar la recolección de datos de carácter personal a Sistemas Expertos, mediante la implementación de formularios de recolección de datos o su envío a través de cualquier otro medio, los USUARIOS declaran aceptar plenamente y sin reservas la incorporación de los datos facilitados y su tratamiento, en los términos estipulados en esta política.
- Las bases de datos en las que se incluye información de los titulares tendrán una vigencia indefinida, determinada por la permanente operación de Sistemas Expertos, de acuerdo con su naturaleza fundacional, así como las actividades propias de la operación administrativa general.
- Los USUARIOS son los únicos responsables de que la información suministrada a Sistemas Expertos sea totalmente actual, exacta y veraz y reconocen su obligación de mantenerla actualizada. En todo caso, los USUARIOS son los únicos responsables de la información falsa o inexacta que suministren y de los perjuicios que cause o pueda causar a Sistemas Expertos o a terceros por el uso de tal información.
- Sistemas Expertos se sujeta plenamente a las directrices de la Ley, así como a sus reglamentos y políticas internas, por lo cual tratará con extrema diligencia la información personal y dará el mejor uso posible a la información recaudada por medios físicos o electrónicos que integrarán sus bases datos o cualquier clase de repositorio digital.
- El USUARIO reconoce que el ingreso de información personal lo realiza de manera voluntaria y acepta que a través de cualquier trámite, por los canales habilitados para ello por Sistemas Expertos, puedan recogerse datos personales, los cuales no se cederán a terceros sin su consentimiento, salvo que se trate, conforme a la ley, de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; en casos de urgencia médica o sanitaria; para fines históricos, estadísticos o científicos; cuando medie la existencia de convenios de cooperación interinstitucional a través de los cuales se desarrollen o cumplan objetivos específicos; cuando el operador de la base de datos tenga la misma finalidad o esté comprendida dentro de esta, permitiendo el cabal cumplimiento de los objetivos de Sistemas Expertos haciendo uso de servicios ofrecidos por terceros que apoyen la operación institucional.
- Al facilitar datos de carácter personal, el USUARIO acepta plenamente la remisión de información promocional o comercial, noticias, cursos, eventos, boletines, congresos y en general productos relacionados con Sistemas Expertos.
- Los USUARIOS podrán ejercitar, en cualquier momento, los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada a Sistemas Expertos y ejercer cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data). Para ello se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
- El área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos es la Dirección de Operaciones.
- El ejercicio de estos derechos podrá efectuarse mediante correo electrónico dirigido a operaciones@sistemas-expertos.com
- La respuesta a toda solicitud relacionada con acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada a Sistemas Expertos o el ejercicio de cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data) se dará en el término de diez (10) días hábiles. Si la persona no está de acuerdo con la información que reposa en las bases de datos de Sistemas Expertos debe acreditar con las pruebas que tenga en su haber la información que solicita se debe modificar.
- Sin menoscabo de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias, Sistemas Expertos se reserva el derecho de modificar en cualquier momento su política de uso y tratamiento de información personal, privacidad y confidencialidad de la información existente en las bases de datos de Sistemas Expertos, manteniendo el debido respeto por la leyes de protección de datos personales e informando, cuando se trate de cambios sustanciales, a todos los interesados a través de cualquier mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.
- Las bases de datos estarán alojadas en el centro de datos de Sistemas Expertos o en la modalidad de servicios de computación en la nube que prestan terceros expertos dedicados profesionalmente a tal actividad. Sistemas Expertos ha dispuesto recursos humanos y tecnológicos para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y de sus bases de datos. El área de Infraestructura es la responsable de planear, implementar y mantener la seguridad y continuidad de los activos de información de los productos TIC que soportan los procesos administrativos y operativos de Sistemas Expertos. Para cumplir con esta misión, la institución cuenta con un firewall, un sistema de prevención de intrusos, una solución para gestión de vulnerabilidades técnicas, una solución para protección de código malicioso, planes de contingencia para los productos críticos y procedimientos para gestión de incidentes de seguridad.
Además, se tienen implementados mecanismos de seguridad para el acceso a las bases de datos, el cual es restringido y está definido de acuerdo con políticas institucionales, y es monitoreado y revisado periódicamente. En ese sentido, Sistemas Expertos ha implementado mecanismos que proporcionan seguridad a la información recaudada y dispone sus mejores esfuerzos para procurar de manera diligente y prudente el mantenimiento de tal seguridad; no obstante, el USUARIO reconoce que la administración de las bases de datos puede implicar un nivel de riesgo, el cual asume y acepta y, por consiguiente, Sistemas Expertos no otorga ninguna garantía ni asume ninguna obligación o responsabilidad por pérdida o sustracción de información de su sistema informático.
- En el caso de los servicios contratados en la nube, Sistemas Expertos realizará sus mejores esfuerzos técnicos para asegurarse de que dicho servicio proporcione una debida protección de los datos, que sea prestado por profesionales en el área y posea los mecanismos tecnológicos que garanticen de una manera razonable la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
- Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos de Sistemas Expertos, o cualquier clase de repositorios electrónicos, se comprometen a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros. Esta obligación cobija todas las informaciones personales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones, incluyendo de manera enunciativa y no taxativa las fórmulas, procedimientos, técnicas, know - how y demás informaciones en general a que puedan tener acceso.
